Overheid heeft heel veel uitdagingen

Ook de overheid staat voor de uitdaging met minder mensen meer kwaliteit te leveren. Als overheidsinstantie staat u voor een dilemma. Enerzijds heeft u te maken met een veelheid aan regels, wetten en procedures. Te denken aan de BAG, WABO, WMO, Het Nieuwe Werken, de rechtmatigheidstoets en ga zo maar door. Anderzijds heeft u te maken met een groeiend takenpakket, een steeds mondiger burger en de media die overal bovenop zit.

Tegengestelde belangen resulteren herhaaldelijk in conflicten. De burger wil snel en efficiënt geholpen worden terwijl de procedures en regels het behandelproces vertragen. Het gevolg is niet alleen een ontevreden burger, maar ook een geïrriteerde ambtenaar. Dit draagt niet bij aan het positieve imago dat u bijvoorbeeld als gemeente, provincie of ministerie wilt uitstralen. Daarnaast wilt u een aantrekkelijke werkgever zijn en blijven, met oog voor jong talent. De vraag is hoe uw organisatie de bedrijfsvoering naar een gewenst niveau kan krijgen.

Waar ligt het probleem?

Bij het afhandelen van zaken is het vaak zo dat eerst een aantal interne procedures moeten worden doorlopen. Bovendien moet alles conform de wet en regelgeving verlopen. Het is daarom niet mogelijk om simpelweg de regels en procedures te schrappen. Het probleem is dat processen vaak onnodig lang of complex verlopen, terwijl het simpeler en sneller kan. Er moet ook constant worden ingespeeld op veranderende of zelfs geheel nieuwe wetten. Kortom, een heleboel (veranderende) wetten en regels die een vertragende werking hebben op de dienstverlening naar de burger.
Hoe kan dit concreet worden aangepakt? Hoe kan de verbetering worden gerealiseerd? Een bewezen methode in combinatie met de juiste middelen bieden de oplossing.

Het bewezen stappenplan voor gemeentes

Stap één is inzicht. Er moet eerst gekeken worden naar de huidige stand van zaken voordat u kunt verbeteren. Een manier om dit te realiseren, is door alle processen grafisch weer te geven in een systeem. Het Comm’ant systeem geeft u hier de mogelijkheid toe. Alle processen kunnen eenvoudig worden beschreven en gestructureerd. Daarnaast kunnen wetten, regels en kwaliteitsnormen gekoppeld worden aan deze processen. Bovendien kunnen functies met taken en bevoegdheden worden geïntegreerd in het systeem. Op deze manier wordt er een blauwdruk van de organisatie gemaakt met alle relevante actoren. Zo weet elke werknemer zijn of haar rol binnen de organisatie, specifieke taken en verantwoordelijkheden en de bijhorende wet- en regelgeving. Veel processen bestaan met name uit interactie tussen burger en overheid. Comm’ant is gebaseerd op een resultaatgericht procesmodel. Output van de 1 is weer input voor de 2, interactie tussen betrokkennen. Interne of externe klant staat altijd centraal.
De volgende stap is verbetering. Een blauwdruk van de organisatie geeft inzicht in welke processen verbeterd of zelfs geschrapt kunnen worden. Dit is eenvoudig te realiseren met het Comm’ant systeem.
Stap drie, continueer de verbetercyclus. Na de eerste twee stappen te hebben doorlopen, wordt hetzelfde werk gedaan als voorheen, alleen efficiënter. U ziet binnen de organisatie dat processen efficiënter verlopen en dat zaken sneller worden afgehandeld. Dit gehele verbeterproces moet zich in de loop van tijd echter wel blijven herhalen om continuïteit te waarborgen (PDCA principe). Nederland is in beweging, als overheidsinstantie kunt u niet achter blijven.

Comm’ant helpt u vooruit

Met Comm’ant zullen de korte behandelprocessen in combinatie met kortere wachttijden leiden tot contente medewerkers en tevreden burgers en bedrijven. Het imago van uw organisatie zal gaandeweg veranderen naar een klantgerichte en flexibele organisatie. Het vertrouwen in de overheid zal groeien. Meer weten over het stappenplan?

Lees hoe Stadsgewest Haaglanden gebruik maakt van Comm’ant.

Lees een van onze praktijkcases. Een bron van inspiratie bij de aanpak van uw procesorganisatie.