Business Continuity Management (BCM)

Wat is BCM?

Over het algemeen is het binnen uw bedrijf business as usual. De dagelijkse praktijk bestaat grotendeels uit vaste gewoontes, routines en procedures. Maar wat als er een crisissituatie ontstaat, waardoor business as usual niet meer mogelijk is? Voor veel bedrijven was dit lang een ver van hun bed show, maar door de coronacrisis weten we nu allemaal hoe snel alles ineens anders kan zijn.

Dit is waar Business Continuity Management om draait. BCM is een essentieel managementproces, waarmee u crisissituaties voorkomt en gevolgschade beperkt indien er toch een crisissituatie ontstaat. Simpel gezegd komt het hierop neer:

  • U identificeert bedrijfskritische zaken en potentiële gevaren
  • U classificeert de gevaren op impact en kans
  • U neemt maatregelen om deze gevaren af te weren
  • U zorgt ervoor dat u adequaat kunt reageren mocht het noodlot toeslaan

Waarom is Business Continuity Management belangrijk?

Business Continuity Management kan het verschil maken tussen ten onder gaan en blijven voortbestaan ten tijde van een crisis. Dat zit hem vooral in de volgende punten:

  1. U kunt blijven leveren aan klanten
    U kunt uw belangrijkste diensten of producten ook tijdens een crisissituatie blijven leveren. U heeft potentiële bedreigingen voor productie en levering ingecalculeerd, alternatieven en vangnetten ingebouwd. Zo beperkt u financiële schade en reputatieschade.
  2. U biedt vertrouwen aan alle stakeholders
    U laat zien dat u uw afspraken zelfs tijdens een crisissituatie kunt nakomen. Dat zorgt voor vertrouwen bij alle stakeholders (aandeelhouders, medewerkers, leveranciers, etc.). Daardoor zullen ze eerder voor u kiezen en langer loyaal aan u zijn.
  3. U creëert een concurrentievoordeel
    U creëert een concurrentievoordeel, doordat u uw BCM aantoonbaar goed heeft geregeld. Sommige opdrachtgevers stellen dit namelijk als eis. U zult eerder worden gekozen als preferred supplier of business partner en heeft meer kans tijdens aanbestedingen.

Weten waar uw organisatie staat als de volgende crisissituatie zich voordoet? Doe mee met het BCM-onderzoek!

Wat BCM níét is

Om goed te begrijpen wat Business Continuity Management is, is het belangrijk om te weten wat BCM juist niet is. Het wordt namelijk regelmatig verward met andere zaken.

Het is geen Organizational Resilience

BCM is niet hetzelfde als Organizational Resilience (organisatorische veerkracht). BCM is maar één van de aspecten die bijdraagt aan de veerkracht van een organisatie.

Het is geen Incident Management of Availability Management

Business Continuity Management wordt regelmatig verward met Incident Management en Availability Management. Toch is er een duidelijk verschil:

  • Incident Management richt zich op het managementproces rond reguliere ‘business as usual’-verstoringen.
  • Availability Management richt zich op het waarborgen van de overeengekomen beschikbaarheid van IT-diensten onder normale omstandigheden.

Beiden hebben dus betrekking op normale omstandigheden, terwijl BCM over uitzonderlijke omstandigheden gaat.

Het is geen Bedrijfshulpverlening (BHV)

Ook bedrijfshulpverlening wordt nog wel eens verward met BCM. BHV richt zich echter meer op de veiligheid van mensen in een organisatie, terwijl BCM gericht is op het continueren van de bedrijfsvoering.

Wat betekent Business Continuity Management concreet?

U weet nu wat BCM wel en juist niet is, maar het is misschien nog een beetje ongrijpbaar. Laten we daarom eens kijken naar de deliverables van Business Continuity Management. Wat betekent het nou eigenlijk concreet?

Vóór het incident / de disruptie

  • Verdieping van de kennis van bedrijfsprocessen
  • Inzicht in zaken als Single Sourcing, SPOF, SPOK (Single Point of Failure / Knowledge)
  • Bekendheid met afhankelijkheden:
    • tussen afdelingen en disciplines onderling
    • van derden.
  • Identificering van kwetsbaarheden en bedreigingen:
    • soorten incidenten
    • bronnen van incidenten
  • Vermindering van risico’s (kans en/of impact)
  • Versteviging van betrouwbaarheid voor uw partners
  • Verbetering van uw onderhandelingspositie

Tijdens het incident / de disruptie

  • De organisatie operationeel houden, met minimale verstoring als gevolg van het incident / de disruptie
  • Verzekeren van veiligheid van mensen
  • Beschermen van “bezittingen”:
    • reputatie en merk
    • aandeelhouderswaarde en financiën
    • voorraden en (bedrijfs)middelen
    • kennis en vaardigheden
  • Minimaliseren van verwarring en onzekerheid:
    • leiderschap (rollen en taken)
    • beslissingsbevoegdheid
    • communicatie, communicatie, communicatie

Direct na het incident / de disruptie

  • Optimale herstelcapaciteit van de organisatie en zo snel mogelijk terug naar de normale gang van zaken
  • Wederopbouw van marktaandeel en winnen van klantvertrouwen door effectief reageren
  • Leren

Business Continuity Management System (BCMS) & ISO 22301

Alles rondom BCM komt uiteindelijk samen in een Business Continuity Management System (BCMS). In het BCMS worden methodes, procedures en regels gebundeld om de continuïteit van kritieke processen te waarborgen. Het BCMS kan eventueel geïntegreerd worden met een bestaand management systeem. In het schema hieronder ziet u de verschillende onderdelen van het BCMS volgens ISO:

BCM ISO 22301 PDCA

Business Continuity Management System diagram
  1. Aan de basis staan een Business Impact Analyse (BIA) en een Risicobeoordeling (RB).
  2. Aan de hand hiervan worden de kritische activiteiten en actuele risico’s bepaald.
  3. Vervolgens bepaalt u een strategie en gaat u prioriteren.
  4. Hieruit volgen afspraken en maatregelen, die worden vastgelegd in een Business Continuity Plan

Creëer uw BCMS in Comm’ant

Met de software van Comm’ant wordt het creëren van een BCMS eenvoudig. Waarom Comm’ant?

  • In het Comm’ant systeem kunt u de volledige bedrijfsvoering inzichtelijk maken voor alle beheersaspecten, inclusief BCM.
  • U heeft voortaan één centrale, logische plek waar alle informatie geordend is en wordt ontwikkeld.
  • U krijgt toegang tot standaard content, templates, draaiboeken, planningen en voorbeeldprocessen. Dat bespaart u enorm veel tijd.

De 7 belangrijkste stappen van BCM in 1 tool:

  1. Business Impact Analyse (BIA)
  2. Risico Beoordeling (RB)
  3. Business Continuity Strategie (BCS)
  4. Business Continuity Plan (BCP)
  5. Training en bewustzijn
  6. Onderhoud van documentatie
  7. Oefenen en testen

Meer weten? We laten u graag zien hoe het werkt. Vraag een vrijblijvende demo aan!