Hoe sterk is uw Business Continuity Plan?

De coronacrisis heeft ons allemaal wakker geschud. Zelfs bedrijven die al jaren succesvol zijn, kunnen door een onverwachte gebeurtenis zomaar in hun voortbestaan bedreigd worden. Terwijl de crisis zich ontvouwde werd al snel zichtbaar hoe goed bedrijven waren voorbereid. Bij het ene bedrijf ontstond er paniek, bij het andere bedrijf kwam er een draaiboek uit de kast en wist iedereen wat er moest gebeuren. Natuurlijk had die laatste groep de uitbraak van het coronavirus niet voorspeld, maar zij hadden wel rekening gehouden met scenario’s die lijken op het huidige scenario. Ze hadden een sterk Business Continuity Plan. Hoe goed was uw bedrijf voorbereid op deze crisis? En bent u klaar voor de volgende? Heeft u een Plan B?

Bij het creëren en onderhouden van het Business Continuity Plan gaat vaak veel mis

Herkent u dit?

  • Er was een crisis voor nodig om serieus over business continuity na te gaan denken. Toen was het eigenlijk al te laat.
  • Er ligt wel een plan, maar dit is beperkt en u weet dat u als organisatie nog steeds verrast kunt worden.
  • Er is ooit een plan gemaakt, maar dit is verouderd. Er staan zaken in die niet meer kloppen of waar het bedrijf niet langer achter staat.
  • Informatie is verspreid over allerlei bestanden en systemen. Er is geen overzicht en de samenhang mist.
  • In theorie is er vanalles uitgedacht, maar het wordt niet (of te weinig) geoefend. Als er sprake is van een crisis kan kan uw bedrijf daardoor niet snel handelen.
  • U wilt graag serieus aan de slag met het BCP, maar de rest van de organisatie geeft het geen prioriteit. U voelt zich soms een roepende in de woestijn.

Het gebrek aan een sterk BCP kan grote gevolgen hebben

Ontstaat er een crisissituatie en bent u niet goed voorbereid? Dan kunnen er allerlei vervelende dingen gebeuren die ook schadelijk zijn voor uw reputatie. Misschien ondervindt u het op dit moment zelfs aan den lijve, vanwege de coronacrisis.

  • Leveranciers waarvan u afhankelijk bent kunnen niet meer leveren, waardoor uw productie stilvalt.
  • Uw werknemers kunnen hun werk niet meer uitvoeren, doordat ze afhankelijk zijn van nu onbereikbare locaties of systemen.
  • Belangrijke informatie voor uw bedrijfsvoering gaat verloren, doordat een systeem niet meer te benaderen is.
  • U verliest een klant die essentieel is voor uw continuïteit.
  • U verliest uw sterke concurrentiepositie, doordat u niet snel genoeg op een crisis kunt reageren.

Met ontslagen, bezuinigingen en uiteindelijk misschien wel een faillissement tot gevolg.

Ervaren hoe u met Comm’ant een sterk Business Continuity Management systeem opzet?

Problemen kunnen al ontstaan vóór de crisis werkelijkheid is

Het gebrek aan een Business Continuity Plan kan al problemen opleveren vóór een crisis daadwerkelijk effect heeft op uw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld doordat er onrust ontstaat bij:

  • Klanten en partners

    Uw klanten en partners zijn misschien wel van u afhankelijk voor hun continuïteit. U zult ze dus het vertrouwen moeten geven dat ze altijd op u kunnen bouwen, ook in het geval van een crisissituatie. Geeft u ze dat vertrouwen niet? Dan is er een goede kans dat ze bij een concurrent gaan kijken die hun zaakjes beter op orde hebben.

  • Aandeelhouders en potentiële investeerders

    Voor investeerders en aandeelhouders is het belangrijk dat ze zo min mogelijk risico lopen. Ze willen hun investering niet kwijtraken. Vertrouwen is dus enorm belangrijk om investeerders aan te trekken en te behouden.

  • Werknemers

    Deze crisis heeft het belang van een stabiele, goed georganiseerde werkgever blootgelegd. Waardevolle werknemers kiezen eerder voor een concurrent als deze meer zekerheid biedt.

  • Verzekeraars

    Verzekeraars bepalen uw premie aan de hand van het risico dat u loopt. Heeft u bepaalde risico’s niet voldoende afgedekt, dan betaalt u een hogere premie.

U merkt: vertrouwen is belangrijk, zelfs als er geen sprake is van een crisis. De coronacrisis heeft dit nog eens extra onder een vergrootglas gelegd. Dat vertrouwen kunt u geven door te laten zien dat u bent voorbereid op elke bedreiging.

Creëer een sterk Business Continuity Plan met Comm’ant

Het creëren van een BCP lijkt wellicht een grote opgave. U zult de rest van het bedrijf mee moeten krijgen en er moet tijd en budget vrij worden gemaakt.

Gelukkig hoeft het creëren van een sterk BCP helemaal niet zo ingewikkeld te zijn. Wat u nodig heeft is een duidelijk stappenplan en één plek waar u overzichtelijk alle nodige informatie kwijt kunt. De software van Comm’ant is daar heel geschikt voor.

Staat het Business Continuity Plan eenmaal, dan levert dat veel op:

  • U bent op alle mogelijke bedreigingen voorbereid, zelfs als deze nu nog volledig onbekend zijn.
  • U kunt meer zekerheid bieden aan uw klanten, partners, investeerders en werknemers. Waardoor ze eerder voor u kiezen en aan u verbonden blijven.
  • Het BCP is een integraal onderdeel van de hele bedrijfsvoering, waardoor er continu aandacht voor is.
  • Alle informatie binnen het BCP is overzichtelijk op één plek te vinden en iedereen kan hier makkelijk bij.
  • De output van het ene onderdeel vormt de input voor het andere onderdeel. Alles staat met elkaar in verbinding.
  • De premies van uw verzekeringen kunnen verlaagd worden.
  • Bij een grote crisis blijft u voor op de concurrenten.
  • U kunt de certificering voor ISO 22301 behalen.

Deze investering verdient zichzelf dus zeker terug.

De 7 stappen in 1 tool

  1. Business Impact Analyse (BIA)
  2. Risico Beoordeling (RB)
  3. Business Continuity Strategie (BCS)
  4. Business Continuity Plan (BCP)
  5. Training en bewustzijn
  6. Onderhoud van documentatie
  7. Oefenen en testen
Business Continuity Management System diagram

Ervaren hoe u met Comm’ant een sterk Business Continuity Management systeem opzet?