Comm’ant Process Templates: de financiële administratie

Geen organisatie is – gelukkig – hetzelfde. Dat heeft te maken met de cultuur, de mensen en de omstandigheden waarin zij opereren. Toch zijn er vaak ook veel overeenkomsten. Elke organisatie heeft te maken met bijvoorbeeld personeelszaken, ICT en een financiële administratie. Hoe je die zaken inricht, de processen organiseert loopt ook flink uiteen. Er is niet één gouden rule-of-thumb, er zijn tal van wegen die naar Rome leiden. Maar hoe je de onderlinge samenhang vastlegt, de afspraken communiceert en voor iedereen duidelijk maakt, daar is wel een eenduidige methode voor. Met onze Process Templates willen we daar een aanzet toe geven.

Wij hebben tal van organisaties geholpen met het in kaart brengen van de processen en die uitgebreide ervaring (ruim 15 jaar) delen we graag met onze klanten. Met behulp van verschillende end-to-end referentieprocessen wordt heel snel duidelijk hoe je de eigen bedrijfsprocessen en de bijbehorende afspraken kunt organiseren. Het is een bron van inspiratie. In verband met de herkenbaarheid kiezen we hierbij vooral voor veel voorkomende ondersteunende processen, zoals HR, ICT, KAM, marketing en financiën.

De financiële administratie

Niemand zal ontkennen dat het voeren van een sluitende administratie een noodzaak is. Het is het werk van specialisten dat moet lopen als een Zwitsers horloge waarbij vooral afwijkingen snel gesignaleerd moeten worden. En het moet direct duidelijk zijn hoe te handelen bij een afwijking.

In dit voorbeeld nemen we de maandelijks terugkerende cyclus van de financiële administratie: van inkoop- en verkoopfacturen tot betalingen en de periodesluiting.

Het belangrijkste uitgangspunt bij de ontwikkeling van dit proces: inzicht voor iedereen in de organisatie. Ook voor niet-specialisten, collega’s van een andere afdeling bijvoorbeeld, is het bijzonder nuttig om snel kunnen inzien hoe de financiële administratie georganiseerd is.

Dus we gebruiken heldere terminologie en beperken ons tot de hoofdlijnen. Wat heb je nodig om jouw taken te realiseren (de input en systemen) en wat ga je leveren (de output), aangevuld met belangrijke randvoorwaarden. Het ‘hoe’, de specifieke details, verwerken we in bijlages bij het proces. Die informatie is immers alleen nodig voor de (nieuwe) medewerker in kwestie en wordt ingevuld door zijn of haar eigen vakmanschap.

Door de visuele presentatie vallen een aantal zaken direct op. De volgorde en onderlinge afhankelijkheid van de onderliggende deelprocessen binnen het hoofdproces zijn direct inzichtelijk.

Verwerken inkoopfacturen

Zoom je in op een deelproces, in dit geval ‘Verwerken inkoopfacturen’, dan wordt direct helder welke onderliggende activiteiten noodzakelijk zijn, inclusief de bijbehorende in- en output’s.

Je hebt niet veel tijd nodig voordat je het werkelijk snapt.

Eén van de vele voorbeelden

Hetgeen hierboven geschetst is slechts een voorbeeld. Van knippen-en-plakken zal nooit sprake zijn. U doet het ongetwijfeld net even anders. En zo hoort het ook. Dat maakt een organisatie uniek: ook in de ogen van uw klant.

Meer weten of er zelf mee aan de slag?

Wij laten u graag het financiële proces (of een ander voorbeeldproces) in detail zien. U kunt er dan ook zelf mee aan de slag. Gebruik onderstaand formulier en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.