Wist u dat meer dan ¾ van alle informatie binnen uw organisatie zit in documenten? Het is van groot belang dit te managen om een overload van de informatiestroom tegen te gaan. Deze documenten zijn van belang voor de uitvoering van de bedrijfsprocessen. Hoe beter documenten gemanaged worden, hoe effectiever & efficiënter de bedrijfsprocessen verlopen.
Voor velen is het organiseren van documenten, zodat informatie gestructureerd, overzichtelijk en snel te vinden is, een utopie. Toch kan het eenvoudiger dan men denkt.
Met documentmanagement wordt letterlijk bedoeld, het managen van documenten. Als we spreken over documenten, hebben we het zowel over hardcopy- (facturen & formulieren) als over digitale documenten (Word & Excel bestanden). Een voorbeeld van documentmanagement is het organiseren van mappen met documenten in de dossierkast. Of het organiseren van de digitale mappenstructuur met documenten op uw PC of laptop.
Voor het managen van documenten bestaan diverse informatiesystemen die ook wel Document Management Systemen (DMS) worden genoemd. Een DMS is software die functioneert als centraal archief voor alle documenten en waarin vrijwel iedere werknemer (mits geautoriseerd) toegang heeft.
Met een DMS kunnen gebruikers documenten:
Het meest voor de hand liggende voordeel van een DMS is natuurlijk het eenvoudig en gestructureerd beheren van informatie.
Informatie is met een DMS altijd en snel aanwezig, dit heeft als voordeel:
Met Comm’ant worden uw bestanden en links opgehangen aan de kapstok van het procesmodel. De lezers krijgen altijd de meest actuele versie van documenten zoals werkinstructies, checklists, procedures etc.
Oudere exemplaren zijn toegankelijk voor de beheerders/bouwers van Comm’ant. Geavanceerde Document Control met workflow behoort tot de mogelijkheden.
Geordende, toegankelijke, geüpdate documenten krijgt u met Comm’ant documentmanagement!
Er is zoveel aanbod: hoe maakt u dan de juiste keuze? Door de juiste vragen te stellen en te leren van anderen.
Lees onze gratis EHBO (Eerste Hulp Bij Oriëntatie) white papers!
Een serie nuttige documenten die helpen om de beste beslissing te nemen.